Bab 1
Daftar & mulai dalam 1 menit
Buat akun perusahaan gratis, lalu Anda langsung menjadi Super Admin.
Dari halaman depan, klik Daftar gratis. Tidak perlu kartu kredit.
Selesai!
Langkah-langkah
- Buka asset.basisdata.net lalu klik Daftar gratis.
- Isi nama perusahaan, nama Anda, email dan password (min. 8 karakter).
- Centang Isi data contoh jika ingin mencoba dengan data dummy dulu.
- Klik Buat akun perusahaan — Anda langsung masuk ke Dashboard.
Bab 2
Mengenal Dashboard
Ringkasan biaya, persetujuan, jatuh tempo dan laporan kerusakan dalam satu layar.
Dashboard menampilkan biaya perbaikan, persetujuan yang menunggu, dan dokumen yang segera jatuh tempo.
Selesai!
Langkah-langkah
- Kartu atas: biaya perbaikan, menunggu persetujuan, jatuh tempo ≤30 hari, rata-rata BBM.
- Ganti periode dengan tombol Bulan ini / Kuartal / Tahun.
- Menu kiri berisi semua modul; angka oranye = hal yang perlu ditindaklanjuti.
- Tombol Catat Perbaikan di pojok kanan atas selalu tersedia.
Bab 3
Menambah & mengelola aset
Kendaraan, mesin, AC, komputer, gedung — 15 kelompok aset dalam satu daftar.
Langkah-langkah
- Buka menu Aset lalu klik Tambah aset.
- Pilih kelompok aset. Untuk kendaraan, isi nomor polisi, jenis BBM dan supir utama.
- Tentukan unit/lokasi organisasi agar hak akses dan laporan per unit berjalan.
- Buka detail aset untuk melihat total biaya, riwayat perbaikan dan peta bagian kendaraan.
- Impor banyak aset sekaligus lewat Excel dari menu Laporan Biaya → Export/Import.
Bab 4
Mencatat perbaikan
Catat keluhan, pekerjaan, biaya, vendor dan bagian kendaraan yang diperbaiki.
Pilih aset yang diperbaiki dan tanggal pengerjaannya.
Langkah-langkah
- Klik Catat Perbaikan, pilih aset dan tanggal.
- Untuk kendaraan pilih bagian kendaraan (mesin, rem, ban, AC, dll.) dan isi odometer.
- Tulis keluhan dan pekerjaan, lalu tambah rincian part & jasa beserta harganya.
- Lampirkan foto nota atau foto kerusakan.
- Jika alur persetujuan aktif, perbaikan di atas batas biaya menunggu persetujuan atasan.
Bab 5
Pajak, STNK, KIR & BBM kendaraan
Jatuh tempo dokumen dengan pengingat otomatis, dan konsumsi BBM per supir.
Di menu Pajak, STNK, KIR, klik Tambah jatuh tempo untuk setiap dokumen kendaraan.
Selesai!
Langkah-langkah
- Menu Pajak · STNK · KIR: tambah jatuh tempo pajak tahunan, STNK 5 tahunan, KIR, asuransi.
- Label warna menunjukkan sisa hari. Klik Bayar saat sudah dibayar — tanggal berikutnya dibuat otomatis.
- Menu Konsumsi BBM: supir mengisi liter, harga dan odometer setiap isi bensin.
- Sistem menghitung km/L per kendaraan dan per supir, dan menandai yang boros.
- Jadwal Servis mengumpulkan semua jatuh tempo dan servis rutin (mis. ganti oli tiap 5.000 km).
Bab 6
Scan AI dari kamera
Foto nota, kerusakan, odometer atau STNK — AI mengisi draf, Anda tinggal konfirmasi.
Pilih jenis foto: nota, kerusakan, odometer, atau struk BBM.
Langkah-langkah
- Admin mengisi API key AI sekali di Pengaturan → AI untuk Scan kamera.
- Buka Scan AI, pilih jenis: Nota, Kerusakan, Odometer atau Struk BBM.
- Ambil foto atau pilih dari galeri, lalu klik Proses.
- Periksa setiap isian — data tidak pernah tersimpan tanpa konfirmasi Anda.
Bab 7
Laporan kerusakan & label QR
Karyawan scan stiker QR di aset untuk melapor, teknisi menangani, semua tercatat.
Di Label QR, pilih kelompok atau unit dan ukuran stiker, lalu klik Cetak.
Selesai!
Langkah-langkah
- Cetak stiker lewat Label QR (ukuran 50×30, 70×40 atau 100×60 mm) dan tempel di aset.
- Siapa pun bisa scan QR dengan kamera HP dan mengisi laporan tanpa login.
- Laporan masuk ke menu Laporan Kerusakan; admin memberi prioritas dan menugaskan teknisi.
- Teknisi klik Mulai kerjakan, lalu Selesaikan dengan catatan perbaikan.
- Tiket tertutup otomatis dan pelapor mendapat notifikasi.
Bab 8
Stok spare part
Stok berkurang otomatis saat part dipakai di perbaikan, dengan peringatan stok minimum.
Di Stok Spare Part, klik Tambah part untuk mendaftarkan barang, satuan dan stok minimumnya.
Selesai!
Langkah-langkah
- Buka Stok Spare Part → Tambah part: kode, nama, satuan, stok minimum, lokasi rak.
- Gunakan Stok masuk saat pembelian — harga rata-rata dihitung otomatis.
- Saat mencatat perbaikan, pilih part dari daftar; stok langsung berkurang.
- Part di bawah stok minimum ditandai merah dan dikirim di email ringkasan mingguan.
Bab 9
Analitik & laporan biaya
MTBF, downtime, biaya per km dan rekomendasi ganti aset. Ekspor ke Excel & PDF.
Analitik menghitung waktu rata-rata antar kerusakan, lama perbaikan, dan total downtime.
Langkah-langkah
- Analitik: atur rentang tanggal, kelompok dan unit, lalu klik Terapkan.
- Lihat aset yang perlu dipertimbangkan diganti, MTBF, MTTR dan total downtime.
- Tabel per aset bisa diurutkan — klik judul kolom.
- Laporan Biaya: biaya per bulan, per kelompok, per vendor; unduh Excel atau PDF.
Bab 10
Organisasi, pengguna & modul
Struktur 4 level, hak akses per peran, dan modul yang bisa dinyalakan/dimatikan.
Di Organisasi, nyalakan hanya modul yang Anda perlukan. Menu yang tidak aktif otomatis disembunyikan.
Langkah-langkah
- Organisasi: susun Perusahaan → Cabang/Pabrik → Departemen → Tim/Unit.
- Nyalakan hanya modul yang dipakai; menu yang tidak aktif disembunyikan.
- Pengguna: tambah pengguna, pilih peran (L1–L4 atau Vendor) dan unitnya.
- Tab Peran & hak akses mengatur izin: lihat, catat, setujui, kelola aset, laporan.
- Pengaturan: data perusahaan, API key AI, dan notifikasi email / WhatsApp.
Bab 11
Pasang di HP & ganti bahasa
Pakai seperti aplikasi di Android & iPhone, tetap bisa dibuka saat sinyal lemah.
Tampilan otomatis menyesuaikan layar HP. Pasang ke layar utama agar terbuka seperti aplikasi.
Selesai!
Langkah-langkah
- Android (Chrome): buka situs → menu ⋮ → Tambahkan ke layar utama / Instal aplikasi.
- iPhone (Safari): buka situs → tombol Bagikan → Tambah ke Layar Utama.
- Ikon Maintance muncul di layar utama dan terbuka layar penuh seperti aplikasi.
- Ganti bahasa lewat tombol 🌐 di atas: Indonesia, English, atau 100+ bahasa lewat Google Translate.