Bab 1
Daftar & mulai dalam 1 menit
Cukup email & password (atau 1 klik Google). Lalu pilih jenis aset dan jumlah karyawan — menu langsung disesuaikan.
Klik Daftar gratis. Cukup isi email dan password, atau daftar satu klik dengan Google.
Langkah-langkah
- Klik Daftar gratis, isi email & password — atau pilih Daftar dengan Google.
- Pilih Perusahaan atau Pribadi & keluarga, lalu klik Buat akun gratis.
- Di layar sambutan, centang apa saja yang ingin dirawat: kendaraan, mesin, gedung, IT, alat berat, atau kebersihan & GA.
- Pilih jumlah karyawan (1–10, 11–100, di atas 100). Modul awal dinyalakan sesuai ukuran — bisa diubah kapan saja di Organisasi & Modul.
- Ikuti checklist Mulai dalam 3 langkah di dashboard: tambah aset pertama, ajak tim, nyalakan pengingat WhatsApp.
Bab 2
Coba demo & simpan jadi akun
Coba semua fitur tanpa daftar, dengan data contoh. Suka? Simpan langsung jadi akun sendiri.
Selesai!
Klik Coba demo, lalu pilih peran yang ingin dicoba. Setiap pengunjung mendapat salinan demo sendiri.
Langkah-langkah
- Di halaman depan klik Coba demo, lalu pilih peran: Pemilik, Manajer, Supervisor, Teknisi, Vendor, atau Keluarga.
- Bar hitam di atas menandai mode demo. Ganti peran kapan saja untuk melihat menu tiap level.
- Klik Simpan jadi akun saya: pilih pakai pengaturan demo tanpa data contoh, atau simpan semuanya.
- Isi nama perusahaan dan email & password (atau Google). Akun tidak lagi dihapus otomatis.
Bab 3
Mengenal Dashboard
Ringkasan biaya, persetujuan, jatuh tempo dan laporan kerusakan dalam satu layar.
Selesai!
Dashboard menampilkan biaya perbaikan, persetujuan yang menunggu, dan dokumen yang segera jatuh tempo.
Langkah-langkah
- Kartu atas: biaya perbaikan, menunggu persetujuan, jatuh tempo ≤30 hari, rata-rata BBM.
- Ganti periode dengan tombol Bulan ini / Kuartal / Tahun.
- Menu kiri berisi semua modul; angka oranye = hal yang perlu ditindaklanjuti.
- Tombol Catat Perbaikan di pojok kanan atas selalu tersedia.
Bab 4
Menambah & mengelola aset
Kendaraan, mesin, AC, komputer, gedung — 15 kelompok aset dalam satu daftar.
Selesai!
Di menu Aset, klik Tambah aset.
Langkah-langkah
- Buka menu Aset lalu klik Tambah aset.
- Pilih kelompok aset. Untuk kendaraan, isi nomor polisi, jenis BBM dan supir utama.
- Tentukan unit/lokasi organisasi agar hak akses dan laporan per unit berjalan.
- Buka detail aset untuk melihat total biaya, riwayat perbaikan dan peta bagian kendaraan.
- Punya banyak aset? Tekan Impor Excel di halaman Aset: unduh template, isi, unggah, periksa, lalu impor sekaligus.
- Atur daftar kelompok di Aset → Kelompok aset: tambah, ganti nama, urutkan, aktif/nonaktif.
Bab 5
Impor data awal dari Excel
Pindahkan aset, cabang, tim, pajak kendaraan, jadwal servis & stok sekaligus dari satu file Excel.
Klik Unduh Paket Data Awal. File Excel berisi sembilan sheet dengan pilihan menu sesuai perusahaan Anda.
Langkah-langkah
- Buka Aset → Impor data awal, klik Unduh Paket Data Awal.
- Isi sheet Aset (wajib) dan sheet lain bila perlu. Kolom kelompok, peran & cabang berupa pilihan menu.
- Unggah file, lalu klik Periksa data — belum ada yang tersimpan.
- Lihat baris yang bermasalah (sheet · baris · masalah), perbaiki atau lanjutkan tanpa baris itu.
- Klik Impor. Dashboard, pengingat, jadwal servis & stok langsung terisi.
Bab 6
Kelompok aset, parameter & servis otomatis
Atur kelompok aset sesuai usaha Anda: kolom khusus, pengukur km/jam operasi, dan jadwal servis otomatis.
Selesai!
Daftar kelompok aset. Nyalakan hanya yang dipakai agar menu tetap ringkas.
Langkah-langkah
- Buka Pengaturan → Kelompok aset. Nyalakan, matikan, ganti nama, atau urutkan kelompok.
- Buat kelompok baru dari nol atau dari template (alat berat, alat medis, server, APAR, dll.).
- Klik Parameter untuk menambah kolom khusus — tanggal bisa diberi pengingat otomatis.
- Di Pengukur pemakaian & servis berkala, isi misalnya setiap 90 hari atau 5.000 km — aset baru langsung dibuatkan jadwal.
- Isi daftar bagian/komponen dan batas biaya yang langsung disetujui.
Bab 7
Mencatat perbaikan
Catat keluhan, pekerjaan, biaya, vendor dan bagian kendaraan yang diperbaiki.
Pilih aset yang diperbaiki dan tanggal pengerjaannya.
Langkah-langkah
- Klik Catat Perbaikan, pilih aset dan tanggal.
- Untuk kendaraan pilih bagian kendaraan (mesin, rem, ban, AC, dll.) dan isi odometer.
- Tulis keluhan dan pekerjaan, lalu tambah rincian part & jasa beserta harganya.
- Lampirkan foto nota atau foto kerusakan.
- Jika alur persetujuan aktif, perbaikan di atas batas biaya menunggu persetujuan atasan.
Bab 8
Pajak, STNK, KIR & BBM kendaraan
Jatuh tempo dokumen dengan pengingat otomatis, dan konsumsi BBM per supir.
Selesai!
Di menu Pajak, STNK, KIR, klik Tambah jatuh tempo untuk setiap dokumen kendaraan.
Langkah-langkah
- Menu Pajak · STNK · KIR: tambah jatuh tempo pajak tahunan, STNK 5 tahunan, KIR, asuransi.
- Label warna menunjukkan sisa hari. Klik Bayar saat sudah dibayar — tanggal berikutnya dibuat otomatis.
- Menu Konsumsi BBM: supir mengisi liter, harga dan odometer setiap isi bensin.
- Sistem menghitung km/L per kendaraan dan per supir, dan menandai yang boros.
- Jadwal Servis mengumpulkan semua jatuh tempo dan servis rutin (mis. ganti oli tiap 5.000 km).
Bab 9
Pengingat email & WhatsApp
Jatuh tempo pajak, servis, garansi & dokumen dikirim otomatis setiap pagi — tanpa perlu atur server email sendiri.
Selesai!
Atur pengingat di sini: H-berapa, lewat email atau WhatsApp, dan siapa saja yang menerima. Pengingat dikirim otomatis setiap pagi.
Langkah-langkah
- Buka Pengaturan → Notifikasi & pengingat, klik Aktifkan pengingat.
- Tentukan kapan diingatkan, misalnya H-30, H-7, H-1.
- Centang saluran Email dan/atau WhatsApp. Pesan dikirim dari nomor & email resmi BasisData.net.
- Tambahkan email / nomor WA lain yang perlu ikut menerima, pisahkan dengan koma.
Bab 10
Scan AI dari kamera
Foto nota, kerusakan, odometer atau STNK — AI mengisi draf, Anda tinggal konfirmasi.
Pilih jenis foto: nota, kerusakan, odometer, atau struk BBM.
Langkah-langkah
- Admin mengisi API key AI sekali di Pengaturan → AI untuk Scan kamera.
- Buka Scan AI, pilih jenis: Nota, Kerusakan, Odometer atau Struk BBM.
- Ambil foto atau pilih dari galeri, lalu klik Proses.
- Periksa setiap isian — data tidak pernah tersimpan tanpa konfirmasi Anda.
Bab 11
Laporan kerusakan & label QR
Karyawan scan stiker QR di aset untuk melapor, teknisi menangani, semua tercatat.
Di Label QR, pilih kelompok atau unit dan ukuran stiker, lalu klik Cetak.
Langkah-langkah
- Cetak stiker lewat Label QR (ukuran 50×30, 70×40 atau 100×60 mm) dan tempel di aset.
- Siapa pun bisa scan QR dengan kamera HP dan mengisi laporan tanpa login.
- Laporan masuk ke menu Laporan Kerusakan; admin memberi prioritas dan menugaskan teknisi.
- Teknisi klik Mulai kerjakan, lalu Selesaikan dengan catatan perbaikan.
- Tiket tertutup otomatis dan pelapor mendapat notifikasi.
Bab 12
Checklist inspeksi harian (P2H)
Supir, operator dan teknisi mengecek aset dari HP sebelum dipakai. Item yang gagal otomatis jadi laporan kerusakan.
Halaman Checklist Inspeksi menampilkan hasil hari ini, temuan, dan aset yang belum diperiksa.
Langkah-langkah
- Buka Checklist Inspeksi → Isi checklist, atau tombol Checklist di halaman aset.
- Pilih aset; jenis checklist menyesuaikan kelompok aset (P2H kendaraan, forklift, APAR, genset).
- Klik Tandai semua OK, lalu ubah item yang bermasalah menjadi Tidak OK dan beri keterangan.
- Item Tidak OK otomatis dibuatkan laporan kerusakan untuk tim maintenance.
- Tab Template checklist: buat daftar pemeriksaan sendiri per kelompok aset.
Bab 13
GA · Kontrol area & kebersihan
Checklist kebersihan & fasilitas per ruangan (lobi, toilet, pantry, gudang, APAR) oleh GA, OB & satpam — modul opsional.
Selesai!
Ringkasan hari ini: berapa area sudah dicek, kepatuhan tujuh hari, temuan terbuka, dan area yang terlambat.
Langkah-langkah
- Nyalakan modul GA · Kontrol area di Organisasi & Modul (mati secara bawaan).
- Tambah area dari template (lobi, toilet, pantry, gudang, produksi 5R, APAR, satpam, dll.), atur frekuensi & petugas.
- Tempel QR per area; petugas scan lalu isi checklist dari HP: OK / Tidak OK, Ada / Menipis / Habis, foto.
- Item Tidak OK otomatis jadi temuan atau laporan kerusakan untuk teknisi.
- Pantau kepatuhan, temuan terbuka, dan area yang terlambat dicek. Pengingat dikirim bila terlewat.
Bab 14
Stok spare part
Stok berkurang otomatis saat part dipakai di perbaikan, dengan peringatan stok minimum.
Di Stok Spare Part, klik Tambah part untuk mendaftarkan barang, satuan dan stok minimumnya.
Langkah-langkah
- Buka Stok Spare Part → Tambah part: kode, nama, satuan, stok minimum, lokasi rak.
- Gunakan Stok masuk saat pembelian — harga rata-rata dihitung otomatis.
- Saat mencatat perbaikan, pilih part dari daftar; stok langsung berkurang.
- Part di bawah stok minimum ditandai merah dan dikirim di email ringkasan mingguan.
- Stok menipis? Klik Minta pembelian di halaman part, atau buat PR otomatis dari menu Pembelian.
Bab 15
Pembelian: PR, penawaran & PO
Dari permintaan pembelian sampai barang diterima, dan stok spare part bertambah otomatis.
Selesai!
Menu Pembelian berisi semua permintaan pembelian dan purchase order beserta statusnya.
Langkah-langkah
- Buka Pembelian (PR/PO) → Permintaan pembelian. Pilih barang dari daftar spare part atau ketik barang lain.
- Klik Ajukan. Atasan menyetujui sesuai batas nilai perannya. Tanpa modul persetujuan, PR langsung disetujui.
- Catat penawaran dari 2–3 vendor. Harga termurah per barang ditandai hijau.
- Klik Pilih → PO, cetak PO dan kirim ke vendor.
- Saat barang datang, isi Terima barang (boleh sebagian). Stok spare part bertambah otomatis.
- Stok di bawah minimum? Klik Buat PR otomatis, atau biarkan sistem membuat draf PR setiap hari.
Bab 16
Peminjaman aset & garansi
Catat siapa meminjam apa sampai kapan, serta masa garansi dan kontrak servis.
Selesai!
Pinjamkan aset: pilih aset dan peminjam, lalu tentukan tanggal harus kembali.
Langkah-langkah
- Peminjaman → Pinjamkan aset: pilih aset, peminjam, tanggal harus kembali dan kondisinya.
- Aset yang terlambat kembali muncul di Dashboard dan dikirimi pengingat.
- Saat kembali, klik Terima pengembalian. Jika rusak, laporan kerusakan bisa dibuat sekaligus.
- Garansi & Kontrak: catat penyedia, tanggal berakhir, dan klaim. Pengingat dikirim 60 hari sebelum habis.
Bab 17
Mutasi aset & BAST digital
Pindah unit, lokasi atau pemegang dengan Berita Acara Serah Terima yang ditandatangani di HP.
Pilih jenis mutasi, lalu tambahkan satu atau beberapa aset beserta kondisi dan kelengkapannya.
Langkah-langkah
- Buka Mutasi & BAST → Mutasi / serah terima, atau tombol Mutasi di halaman aset.
- Pilih jenis: mutasi unit/lokasi, serah terima ke pemegang, atau pengembalian. Satu BAST bisa berisi banyak aset.
- Isi tujuan dan nama pihak pertama, pihak kedua, serta yang mengetahui (opsional).
- Tanda tangan di layar, atau kirim tautan lewat WhatsApp agar penerima tanda tangan dari HP-nya tanpa login.
- Begitu semua tanda tangan lengkap, unit, lokasi dan pemegang aset diperbarui otomatis. Cetak atau simpan sebagai PDF.
Bab 18
Stock opname dengan scan QR
Hitung fisik aset dengan kamera HP. Yang tidak ditemukan otomatis ditandai hilang.
Selesai!
Progres opname: berapa aset sudah dicek, ditemukan, rusak, dan salah lokasi.
Langkah-langkah
- Buka Stock Opname → buat sesi baru untuk seluruh aset, satu unit, atau satu kelompok.
- Keliling lokasi sambil scan stiker QR, atau ketik kode aset / plat nomor.
- Tandai kondisinya: ditemukan, rusak, atau salah lokasi.
- Klik Tutup opname. Aset yang belum dicek ditandai hilang, lalu hasilnya bisa diterapkan ke data aset.
Bab 19
Penyusutan & nilai buku
Nilai buku aset dihitung otomatis mengikuti kelompok harta pajak.
Selesai!
Ringkasan harga perolehan, penyusutan tahun ini, akumulasi, dan nilai buku seluruh aset.
Langkah-langkah
- Isi harga beli dan tanggal beli di data aset. Itu sudah cukup untuk mulai menghitung.
- Bawaan: garis lurus, masa manfaat sesuai kelompok harta. Bisa diubah per aset ke saldo menurun.
- Menu Penyusutan: nilai perolehan, penyusutan tahun ini, akumulasi, dan nilai buku per tanggal.
- Unduh Excel untuk bagian akuntansi. Detail aset menampilkan jadwal penyusutan per tahun.
Bab 20
Analitik & laporan biaya
MTBF, downtime, biaya per km dan rekomendasi ganti aset. Ekspor ke Excel & PDF.
Selesai!
Analitik menghitung waktu rata-rata antar kerusakan, lama perbaikan, dan total downtime.
Langkah-langkah
- Analitik: atur rentang tanggal, kelompok dan unit, lalu klik Terapkan.
- Lihat aset yang perlu dipertimbangkan diganti, MTBF, MTTR dan total downtime.
- Tabel per aset bisa diurutkan — klik judul kolom.
- Laporan Biaya: biaya per bulan, per kelompok, per vendor; unduh Excel atau PDF.
Bab 21
KPI teknisi & downtime
Ukur kecepatan respon, waktu perbaikan, target SLA, dan ketersediaan aset.
Empat angka utama: tepat target SLA, waktu respon, waktu selesai, dan ketersediaan aset.
Langkah-langkah
- Buka KPI Teknisi. Pilih periode bulan ini, kuartal, atau tahun.
- Kartu atas: persentase tepat target SLA, rata-rata respon, rata-rata selesai (MTTR), dan ketersediaan aset.
- Tabel Kinerja per teknisi bisa diurutkan dengan klik judul kolom.
- Tiket yang lewat target muncul paling atas supaya segera ditangani.
- Atur target respon dan selesai per prioritas di Atur target SLA.
Bab 22
Undang tim lewat link & WhatsApp
Tidak perlu membuat akun satu per satu — kirim link undangan, tim bergabung sendiri.
Di menu Pengguna, klik Undang lewat link atau WhatsApp.
Langkah-langkah
- Buka Pengguna & Peran, klik Undang lewat link / WhatsApp.
- Pilih peran (mis. Teknisi / Supir), lalu klik Buat link undangan. Link berlaku 7 hari.
- Kirim lewat WhatsApp, salin link, atau kirim ke beberapa email sekaligus.
- Penerima cukup isi nama, email & password (atau Google) lalu langsung masuk. Anda mendapat email pemberitahuan.
- Link bisa dimatikan kapan saja. Tombol Ajak perusahaan lain untuk membagikan aplikasi ke rekan bisnis.
Bab 23
Organisasi, pengguna & modul
Struktur 4 level, hak akses per peran, dan modul yang bisa dinyalakan/dimatikan.
Di Organisasi, nyalakan hanya modul yang Anda perlukan. Menu yang tidak aktif otomatis disembunyikan.
Langkah-langkah
- Organisasi: susun Perusahaan → Cabang/Pabrik → Departemen → Tim/Unit.
- Nyalakan hanya modul yang dipakai; menu yang tidak aktif disembunyikan.
- Modul awal mengikuti jumlah karyawan saat daftar (1–10 / 11–100 / di atas 100) — tinggal nyalakan yang lain bila perlu.
- Modul siklus aset (checklist, peminjaman, garansi, opname, penyusutan, mutasi, pembelian, KPI) bisa dinyalakan/dimatikan satu per satu.
- Pengguna: tambah pengguna, pilih peran (L1–L4 atau Vendor) dan unitnya.
- Tab Peran & hak akses mengatur izin: lihat, catat, setujui, kelola aset, laporan.
- Tab Tampilan menu: sembunyikan menu tertentu per peran, agar teknisi & supir hanya melihat yang mereka pakai.
- Pengaturan: data perusahaan, API key AI, dan notifikasi email / WhatsApp.
Bab 24
Pasang di HP & ganti bahasa
Pakai seperti aplikasi di Android & iPhone, tetap bisa dibuka saat sinyal lemah.
Selesai!
Tampilan otomatis menyesuaikan layar HP. Pasang ke layar utama agar terbuka seperti aplikasi.
Langkah-langkah
- Android (Chrome): buka situs → menu ⋮ → Tambahkan ke layar utama / Instal aplikasi.
- iPhone (Safari): buka situs → tombol Bagikan → Tambah ke Layar Utama.
- Ikon BasisData.net · Asset Management muncul di layar utama dan terbuka layar penuh seperti aplikasi.
- Ganti bahasa lewat tombol 🌐 di atas: Indonesia, English, atau 100+ bahasa lewat Google Translate.